Seit Anfang des Jahres können für den Besuch im Bürgerbüro Terminwünsche angegeben werden, wenn online keine freien Termine mehr verfügbar sind. Die neue Funktion des sogenannten Terminagenten in der städtischen Terminvereinbarung erleichtert die Suche nach einem freien Termin, denn Bürgerinnen und Bürger müssen hierdurch nicht mehr mehrmals am Tag ins Buchungssystem schauen.

Der Terminagent ist ein besonders fleißiger virtueller Mitarbeiter, der seit dem Start ständig weiterentwickelt und verbessert wurde: In den ersten zehn Monaten hat er bereits mehr als 130.000 Termine erfolgreich vermittelt. Hinterlegt wurden mit rund 300.000 sogar mehr als doppelt so viele Terminwünsche, von denen jedoch rund 30 Prozent der vorgeschlagenen Termine abgelehnt wurden oder ohne Rückmeldung abgelaufen sind.

"Der Terminagent ist ein gutes Beispiel dafür, wie die Digitalisierung den Zugang zu unseren Dienstleistungen erleichtern und so unseren Bürgerservice nachhaltig verbessern kann. Die hohen Nutzungszahlen bestätigen, dass wir mit der Entwicklung des Angebotes richtig lagen", freut sich Olaf Wagner, Beigeordneter für Personal, Organisation, Digitalisierung und Bürgerservice, über die positive Entwicklung.

So einfach geht’s: Bürgerinnen und Bürger können ihre bevorzugten Wochentage, Zeitfenster und Standorte samt persönlicher Daten im Buchungssystem hinterlegen. Sobald ein passender Termin zur Verfügung steht, erhalten sie automatisch eine E-Mail. Der angebotene Termin muss dann innerhalb von zwei Tagen bestätigt werden, sodass er verbindlich gebucht wird. Bis zum Terminangebot können – abhängig von Angebot und Nachfrage – mehrere Tage vergehen.

Um die Wartezeit möglichst kurz zu halten, sollten idealerweise mehrere Standorte und möglichst große Zeitfenster hinterlegt werden. Mehrfachhinterlegungen verkürzen die Wartezeit nicht, da die Terminwünsche in der Reihenfolge ihrer Hinterlegung bedient werden.

Hintergrund:
Seit Ende 2022 nutzen die Bürgerbüros der Stadt Düsseldorf eine neue Terminvereinbarungssoftware. Termine können online unter termine.duesseldorf.de oder telefonisch über die Infoline der Stadt Düsseldorf unter 0211-8990141 vereinbart werden.

Täglich um 9 Uhr stehen im System neue Termine mit bis zu 21 Tagen Vorlauf zur Verfügung. Darüber hinaus werden täglich ab 7 Uhr Tagestermine freigeschaltet. Abgesagte Termine werden automatisch wieder freigegeben. Tagestermine können auch vor Ort in den Bürgerbüros (einzige Ausnahme Unterbach) als Terminmarke gezogen werden. Die Nachfrage nach Terminen ist groß und so kann es sein, dass neue Terminkontingente schnell vergriffen sind.