Fragen zu folgenden Themen
Fragen zu eingereichten Belegen
Bekomme ich die eingereichten Belege nach der Bearbeitung zurück?
Nein. Die für Beihilfebearbeitung eingereichten Belege werden digitalisiert (gescannt). Die weitere Beihilfebearbeitung ist ausschließlich in dieser digitalen Form möglich. Daher sind ausschließlich Kopien bzw. Zweitschriften einzureichen. Die eingereichten Papierbelege werden nach Ablauf von 2 Monate vernichtet. Die elektronisch in der Beihilfeakte gespeicherten Belege werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren vernichtet.
Muss ich dem Beihilfeantrag Originale oder Duplikate beifügen?
Für die Beantragung der Beihilfe reicht grundsätzlich die Vorlage von Duplikaten aus. In den meisten Fällen bekommen Sie ein Rechnungsoriginal und ein Duplikat. Bei Belegen, die Sie nur in einfacher Ausfertigung erhalten, reichen Sie bitte Kopien in möglichst hoher Qualität ein (idealerweise auf weißem Papier). Bitte kopieren Sie nicht mehrere Belege (z.B. Rezepte) auf eine Seite oder auf Vorder- und Rückseite. Bitte achten Sie auch darauf, ob gegebenenfalls auch die Rückseite ihrer Unterlagen kopiert werden muss.
Ist die Übermittlung eingescannter Belege per Mail oder per Fax möglich?
Nein. Die Daten der in der Scanstelle eingescannten Belege (Rechnungsdatum, Beträge, etc.) werden in das Bearbeitungsprogramm übertragen. Dies ist momentan mit eigenem übermittelten Scangut nicht möglich. Diese Verfahrensweise soll für zukünftige Re-Designs des Bearbeitungsprogramms geprüft und evt. ermöglicht werden. Zur Zeit ist nach geltendem Recht auch weiterhin die Orginalunterschrift auf Ihrem Antrag erforderlich.
Bisher enthielten die Belege Hinweise zu Kürzungen usw. Wie werde ich jetzt darüber unterrichtet?
Kürzungen, Hinweise usw. werden im Bescheid erläutert, da ein Vermerk auf den Belegen nicht mehr möglich ist. Anders als bisher stehen uns Ihre Unterlagen nach der Bearbeitung weiterhin in elektronischer Form zu Auskunftszwecken zur Verfügung
Für die Nachvollziehbarkeit des Beihilfebescheides (z.B. bei Kürzungen) empfehlen wir, eine Durchschrift bzw. Kopie der eingereichten Belege in Ihren Unterlagen aufzubewahren.
Beide Eltern sind beihilfeberechtigt; muss ich für Kinder weiterhin Originalbelege vorlegen?
Nein.
Werden Rechnungen für Kinder von Ehegatten, die beide eine eigene Beihilfeberechtigung haben, eingereicht, ist vorher festzulegen, welcher Elternteil künftig die Belege der Kinder einreicht. Diese Festlegung ist bindend; sie ist bei 2 berücksichtigungsfähigen Kindern aber unabhängig von der Wahl des Bemessungssatzes. Neu ist, dass auch in diesen Fällen nur die Rechnungsduplikate oder Rechnungskopien eingereicht werden müssen.
Wenn beide Eltern beihilfeberechtigt sind und ein Elternteil den erhöhten Bemessungssatz erhält, muss er dann zwingend die Belege für die Kinder einreichen?
Nein. Es ist - unabhängig von der Entscheidung hinsichtlich des erhöhten Bemessungssatzes - vorher festzulegen, welcher Elternteil künftig die Belege der Kinder einreicht.
Wenn beide Eltern beihilfeberechtigt sind und ein Elternteil das Kindergeld bzw. den erhöhten Familienzuschlag für das Kind erhält, muss er dann zwingend die Belege für die Kinder einreichen?
Nein. Es ist - unabhängig von der Entscheidung hinsichtlich des Bezuges von Kindergeld oder dem kinderbezogenen Anteil im Familienzuschlag - vorher festzulegen, welcher Elternteil künftig die Belege der Kinder einreicht.
Eine Ausnahme gilt nur, wenn Ihr Ehegatte Beihilfeansprüche als Bundesbeamter hat. In diesem Fall sollten Sie sich mit Ihrer Festsetzungsstelle in Verbindung setzten.
Fragen zum Antragsformular
Woher bekomme ich meine Antragsformulare?
Zukünftig erhalten Sie mit jedem Beihilfebescheid einen Kurzantrag
Für das neue Verfahren sollen ausschließlich die neuen, für die digitale Bearbeitung optimierten Beihilfeanträge, verwendet werden. Die Antragsformulare erhalten Sie auch auf der Internetseite www.duesseldorf.de/beihilfe/f_formulare oder wie bisher im Competence Center Beihilfe.
Dieser Kurzantrag kann immer dann verwendet werden, wenn sich gegenüber dem vorherigen Antrag bei Ihnen oder Ihren berücksichtigungsfähigen Angehörigen keine Änderungen der Personenstammdaten (z.B. Kontoverbindung, Adresse, Kinder, Versicherungsschutz usw.) ergeben haben.
Diese Verfahrensweise wird Ihren eigenen Aufwand reduzieren. Zusätzlich erhöhen am Computer ausgefüllte Kurzanträge die Lesbarkeit Ihrer Angaben. Handschriftlich ausgefüllte Anträge können nur schwer elektronisch gelesen werden und führen u. U. zu einer längeren Bearbeitungsdauer.
Mir ist meine Dienststellennummer bzw. meine Schulnummer nicht bekannt.
Dies ist kein Problem, da dieses Feld mit Blick auf die Digitalisierung für die Bearbeitung im Competence Center Beihilfe der Landeshauptstadt Düsseldorf nicht ausgefüllt werden muss.
Muss ich die Beihilfenummer zwingend angeben?
Ja.
Dadurch ist eine Zuordnung Ihrer Unterlagen am schnellsten möglich. Sofern die Beihilfenummer nicht auf Ihrem Antrag enthalten ist, wird diese manuell ergänzt. Dies führt allerdings zu Zeitverzögerungen. Eine Angabe der Beihilfenummer auf den Einzelbelegen ist nicht erforderlich.
Was passiert, wenn ich das alte Antragsformular verwende?
Sofern Sie noch ein altes Antragsformular verwenden, müssen Sie mit einer längeren Bearbeitungsdauer rechnen, da die Scantechnik nicht auf die Lesbarkeit dieser alten Vordrucke ausgerichtet ist. Bei Unlesbarkeit ist eine manuelle Nacharbeit erforderlich.
Fragen zum Antragsweg
Wohin muss ich meinen Antrag schicken?
Senden Sie bitte Ihren Beihilfeantrag und sonstige Schriftstücke in Beihilfeangelegenheiten ausschließlich zur Zentralen Scanstelle Beihilfe in Detmold. Die Anschrift ist auf den neuen Formularen bereits eingetragen (Zentrale Scanstelle Beihilfe, 32746 Detmold).
Kann ich meinen Antrag weiterhin über die Poststelle der Stadt Düsseldorf weiterleiten oder persönlich abgeben?
Ja, beides ist möglich. Gleichwohl ist eine Bearbeitung Ihres Antrages nur nach erfolgter Digitalisierung möglich. Auch wenn Sie Ihren Antrag bei Ihrer Beihilfestelle persönlich abgeben, wird er zur Zentralen Scanstelle Beihilfe in Detmold per Dienstpost zur digitalen Erfassung geschickt. Eine persönliche Abgabe bei der Zentralen Scanstelle ist hingegen nicht möglich.
Ist der Versand des Beihilfeantrages und der Belege per Fax möglich?
Nein. Dies hängt in erster Linie mit der Übertragungsqualität zusammen.
Fragen zur Beihilfenummer
Kann der Antrag auch unter meiner Personalnummer bearbeitet werden?
Nein. Bei sämtlichen Anträgen, Schreiben oder Nachfragen müssen Sie die Beihilfenummer angeben.
Wichtige Hinweise für Unterlagen und Belege
Soll ich die Belege an den Antrag heften, klammern, kleben oder in eine Klarsichthülle stecken?
Nein. Um die Beihilfeanträge und die dazugehörigen Belege bearbeiten zu können, müssen sie einzeln vom Scanner eingezogen werden können. Bitte verzichten Sie daher darauf, die Belege an den Antrag zu klammern, zu kleben oder zu heften. Auch das Eintüten (z.B. in eine Klarsichtfolie) bedeutet für die Scanvorbereitung einen zusätzlichen manuellen Arbeitsschritt. Der Arbeitsablauf ist so gestaltet, dass erst unmittelbar vor dem Scannen der Antrag und die Belege aus dem Briefumschlag entnommen werden. Dadurch ist sichergestellt, dass in der Scanstelle keine Belege verloren gehen.
Wie kommen weitere Unterlagen (z.B. Röntgenbilder, CDs, etc.) und Informationen zur zuständigen Beihilfestelle?
Bitte schicken Sie sämtliche Unterlagen immer über die Zentrale Scanstelle Beihilfe. Über die Beihilfenummer werden alle Schreiben und Unterlagen zuverlässig Ihrer zuständigen Beihilfestelle zugeordnet.
Sollte ich Kopien für die eigenen Unterlagen anfertigen?
Es bleibt Ihrer Entscheidung vorbehalten, für die eigenen Unterlagen Kopien der eingereichten Belege anzufertigen.
Bis wann muss ich meine Belege bei der Beihilfestelle eingereicht haben?
Eine Beihilfe wird nur gewährt, wenn sie innerhalb eines Jahres nach Entstehen der Aufwendungen oder Ausstellen der Rechnung beantragt wird.Maßgeblich für das Entstehen der Aufwendungen ist bei
Rezepten: das Kaufdatum,
Rechnungen: das Datum der erstmaligen Ausstellung der Rechnung.
Allgemeine Fragen
Was geschieht mit beihilfefremden Zusendungen?
Eine Zuordnung zur verantwortlichen Funktionsbereich ist nicht möglich. Bitte achten Sie deshalb besonders darauf, dass Sie in den Briefumschlägen für das Competence Center Beihilfe niemals Unterlagen für andere Angelegenheiten, wie z.B. Versorgungs-angelegenheiten, Mitteilungen für die Besoldung oder Kindergeld bzw. andere dienstliche Angelegenheiten, versenden.
An wen muss ich mich bei inhaltlichen Fragen wenden und wer bearbeitet meinen Beihilfeantrag?
Bei allen Fragen wenden Sie sich bitte wie bisher an das Competence Center Beihilfe. Nach wie vor wird der Beihilfeantrag inhaltlich bei uns bearbeitet. Die Zentrale Scanstelle Beihilfe übernimmt als Teil Ihrer Beihilfestelle lediglich das digitale Erfassen der Anträge und des beihilferechtlichen Schriftverkehrs.
Erhalte ich noch einen Beihilfebescheid in Papierform?
Ja. Nach der elektronischen Bearbeitung wird der Beihilfebescheid ausgedruckt und Ihnen wie gewohnt zugesandt. Gleichzeitig erfolgt die Überweisung des Erstattungsbetrages.
Rechtliche Zulässigkeit der Zentralen Scanstelle Beihilfe
Ist es rechtlich zulässig, dass die Beihilfeanträge zentral gescannt werden?
Mittlerweile nutzen alle Beihilfestellen des Landes NRW dieses Modul zur elektronischen Beihilfebearbeitung. Mit Beginn des Jahres 2012 werden mit Düsseldorf und Köln auch kommunale Beihilfestellen beteiligt.
Bestandteil und Voraussetzung dieser erweiterten Nutzung des bisher eingesetzten Bearbeitungsprogramms sind die Zustimmungen der jeweils zuständigen Datenschützer und Personalvertretungen auf Basis der entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen.
Gem. § 13 Abs. 12 der Beihilfeverordnung NRW ist die Zentrale Scanstelle Beihilfe Teil der jeweiligen Beihilfestelle und lediglich damit beauftragt, die digitale Erfassung (Scannen) durchzuführen.
Die Zentrale Scanstelle ist ein Organisationsteil der Bezirksregierung Detmold und kein Dienstleister der Privatwirtschaft. Insofern gewinnen die erstellten Datenschutz- und Sicherheitskonzepte der Zentralen Scanstelle als Behörde an besonderer Bedeutung.
Wie sicher sind meine Daten und wer hat Zugriff auf die gespeicherten Daten?
Die eingelesenen Daten werden verschlüsselt über Datenleitungen an das Rechenzentrum IT.NRW geschickt. Dort werden die Daten vorschriftsmäßig gespeichert und dem Competence Center Beihilfe zugänglich gemacht. Innerhalb der Verwaltung ist eine Verwendung der Daten durch Mitarbeiterinnen im Beihilfebereich möglich.
Die übermittelten Unterlagen werden noch 2 Monate nach dem Scannen aufbewahrt und dann nach den Bestimmungen des Datenschutzes vernichtet.