Altgeräte, Spenden von

Immer wieder kommen Anfragen aus Schulen an das Schulverwaltungsamt, Sachgebiet  40/2.12 eSchool, nach der Weitergabe von Geräten, die in der Schule nicht mehr genutzt werden.

Die Beschaffung der Geräte erfolgt für einen definierten Lebenszyklus von derzeit ca. 5 Jahren mit einer Garantie von 4 Jahren. Die Geräte bleiben jedoch häufig länger in den Schulen in Benutzung, meistens bis zum Eintritt eines Defektes.

Bei der Entsorgung sind entsprechend viele Vorgaben zu beachten, beispielsweise:

·         Das Löschen der vorhandenen Daten auf den Geräten; hier besteht u.a. die Gefahr, dass Daten wieder hergestellt werden könnten. Eigentlich sollten keine Daten auf den Geräten gespeichert werden, personenbezogene Daten in keinem Fall, falls aber doch handelt es sich ggf. um besonders schützenswerte Schülerdaten mit entsprechenden Konsequenzen. Die Verantwortung liegt hier bei jedem einzelnen Benutzer, hauptverantwortlich bei den unterrichtenden Personen.

·         Der Schulträger ist auch verpflichtet, die europäische WEEE-Richtlinie bzw. das Elektrogesetz (ElektroG) einzuhalten, sowie gesetzliche und organisatorische Umweltschutz-Auflagen zu erfüllen. Diese Einhaltung könnte nach Abgabe nicht mehr geprüft werden, eine entsprechende Verpflichtung müsste pro Einzelfall schriftlich und rechtssicher vereinbart werden, das ist verwaltungstechnisch nicht leistbar und unwirtschaftlich, da die Geräte in der Regel min. 4-5 Jahre alt sind und die Kosten für diese Nachfolgearbeiten den aktuellen Gerätewert bei weitem überschreitet.

Der Schulträger muss die von ihm angeschafften veralteten IT-Geräte sicher, verantwortungsvoll und gesetzeskonform entsorgen und hierzu einen dokumentierten Nachweis darüber erbringen können oder eine entsprechend zertifizierte Firma beauftragen. Häufig kommt hier die Jugendberufshilfe zu Einsatz und die Geräte kommen so auch noch einem sozialen Projekt zu Gute.

·         Der abgelaufene Lebenszyklus ergibt sich meist aus der Ablösung von Betriebssystemen und Sicherheitsanforderungen. Diese sorgt dafür, dass es u.a. keine Antiviren- oder Spamschutzprogramm oder Systemupdates mehr gibt, was diese Altgeräte zu einem Einfallstor für Virus-und Spamangriffe macht. s. auch: https://www.bsi-fuer-buerger.de/BSIFB/DE/Risiken/risiken_node.html

·         Die Geräte wurden im Rahmen der Beschaffung in mehrere Systeme aufgenommen, um beispielsweise die Garantieabwicklung bei Schadensfällen durchführen zu können oder in Fragen der Inventarisierung Auskunft erteilen zu können. Da die Geräte häufig länger in den Schulen bleiben als der Garantiezyklus vorsieht, gibt es bereits jetzt verstärkt Anfragen zu Geräten, die nicht mehr in der Garantie sind. Diese Anfragen werden abschlägig beschieden, verursachen jedoch erstmal einen verwaltungstechnischen Aufwand zur Klärung der Sachlage. Wenn Geräte nicht verschrottet werden, sondern an Dritte abgegeben werden, kann niemand die Garantie übernehmen, dass diese nicht in einer anderen Schule wieder auftauchen. Und dort einen erneuten Aufwand verursachen, weil wiederum Service und Support-Anfragen kommen, denn die Geräte sind äußerlich alle gleich.

·           Die Geräte sind in Inventar-und städt. Vermögensverzeichnissen eingetragen.

Generell muss festgestellt werden, dass die Geräte auf Grund Ihres Alters keinesfalls mehr dem Stand der Technik entsprechend und dass die Kosten, die durch eine Geräteweitergabe im Bereich der Schulverwaltung anfallen, den Restwert der Geräte über ein vielfaches überschreiten. Auch fallen hierdurch Mehrarbeiten an, für die weder Personal noch Dienstleistungskosten vorhanden und derzeit auch nicht vorgesehen sind. Derartige Mehrarbeiten würden immer zu Lasten des aktuell notwendigen Arbeitsbedarfes anfallen und daher zu Verzögerungen im aktuellen Verwaltungsgeschäft.

Einer Weitergabe folgender IT-Geräte kann unter bestimmten Bedingungen zugestimmt werden für

• Monitore
• Beamer (mobil)
• Drucker

Bitte nehmen Sie im Bedarfsfall Kontakt zu Ihrer Schulformbetreuung auf zur weiteren Klärung.

Einer Weitergabe von anderen Geräten kann aus den vorgenannten Gründen nicht zugestimmt werden, sobald sich diese nicht mehr im Garantie-Zyklus befinden.

Android-Geräte

Geräte mit Android-Betriebssystem können über den Rahmenvertrag derzeit nicht beschafft werden, da sie nicht Bestandteil des Portfolios waren.  Es ist daher erforderlich, dass durch die Schule im Vorfeld einer Beschaffung drei Vergleichsangebote zur Verausgabung der Mittel eingeholt werden. Das Sachgebiet eSchool wird im Anschluss die Angebote prüfen und bei positivem Prüfergebnis und vorhandenem Budget einen entsprechenden Auftrag erteilen.

Die Vergleichsangebote müssen mit jeweils identischen Anforderungen eingeholt werden. Sollten Sie Firmen angefragt haben, die kein Angebot abgegeben haben, reicht die Übermittlung Ihrer Anfrage.

Bei der Beschaffung der Angebote müssen folgende Kriterien erfüllt werden:

• Die zu liefernden Geräte müssen den zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültigen Gesetzen, Verordnungen und Richtlinien, insbesondere den EN, DIN, Unfallverhütungs- und Arbeitsschutzvorschriften sowie den allgemein anerkannten sicherheitstechnischen und arbeitsmedizinischen Regeln entsprechen. Die Vorgaben des Leitfadens für die Gestaltung von Bildschirm- und Büroarbeitsplätzen (GUV-I 650 – einsehbar beim Auftraggeber, auf Anforderung ist eine Zusendung per E-Mail möglich) sind zu beachten. Vorhandene Prüfzeugnisse und Unbedenklichkeitsbescheinigungen sind mit dem Angebot vorzulegen. Die Sicherheitsdatenblätter und Umweltdatenblätter für die angebotenen Geräte sind dem Angebot beizufügen. Umweltdatenblätter enthalten beispielsweise Informationen zu Stromverbrauch, Geräuschpegel und ggf. zu Emissionen. Sicherheitsdatenblätter enthalten Informationen zu Materialien wie beispielsweise physikalische, chemische und toxikologische Eigenschaften, gesetzliche Hinweise sowie Empfehlungen, die einen sicheren Umgang ermöglichen. Sofern ein Datenblatt diese geforderten Informationen nicht oder nicht vollständig beinhaltet, ist zusätzlich eine Herstellererklärung einzureichen.

• Soweit im Leistungsverzeichnis auf deutsche Normen Bezug genommen wird, sind auch Angebote zugelassen, die sich auf Normen beziehen, die anerkannt in einem Mitgliedsstaat der EU gleichwertige Garantien für Sicherheit, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit bieten. Die jeweilige deutsche Norm muss aus Gründen der Prüfbarkeit ebenfalls angegeben werden.Die Konformität zum EU-Recht ist zu bestätigen.

• Es dürfen nur fabrikneue Bauteile zum Einsatz kommen (kein Einsatz von Grauimporten und keine länderspezifischen Varianten, die nicht für Deutschland bestimmt sind).

• Ebenso sollten Sie den für den Betrieb der Geräte wichtigen Support und Garantiefall berücksichtigen und wissen, wie dieser abgewickelt werden muss. Ein Support seitens eSchool kann nicht geleistet werden.

• Bei Lieferungen ist darauf zu achten, dass der Lieferort frei Verwendungsstelle lautet und die Verpackung kostenlos durch den Lieferanten entsorgt wird, sofern Sie die Verpackungen nicht zur Lagerung benötigen.

• Alle Geräte müssen von Ihnen oder Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eigenverantwortlich betrieben werden.

Bitte beachten Sie, dass der Schulträger für diese Geräte keinerlei Support und Beratung übernehmen kann, Hierfür muss – aus dem Schulbudget – ein Dienstleister beauftragt werden. Entstehende Folgekosten – wie Reparatur und Ersatz bei Defekten – können ebenfalls nicht übernommen werden, diese gehen ebenfalls zu Lasten des Schulbudgets. Eine Ersatzbeschaffung kann nur im Rahmen des vorhandenen Schulbudgets geprüft werden, eine automatische Neubeschaffung erfolgt nicht

Bei der Beschaffung von neuen Geräten ist zu bedenken, dass Sie hierdurch Ihre Mittel für den ggf. erforderlichen Austausch der eSchool-Geräte reduzieren und der Bestand somit zwangsläufig veraltet mit allen Folgen, die sich aus der Überalterung ergeben (Support, Treiber, Antiviren-Programme, keine Einbindung überalterter Geräte etc.).

Für Rückfragen steht Ihre Schulformbetreuung zur Verfügung.

Arbeitskreis eSchool

Der Arbeitskreis eSchool wurde im Juni 2000 als Nachfolger des vorherigen Arbeitskreises „Düsseldorfer Schulen ans Netz“ gebildet.

 Dem Arbeitskreis gehören an:

• Amt für Gebäudemanagement
• Dezernat für Jugend, Schule, Soziales
• Hauptamt
• LVR – Zentrum für Medien und Bildung
• Medienberatung im Kompetenzteam
• Schulaufsicht
• Schulverwaltungsamt
• Vertreterinnen und Vertreter aller Schulformen
• Vertreterinnen und Vertreter der Ratsfraktionen im Schulausschuss

Im Arbeitskreis eSchool erfolgt die Abstimmung der Ausstattungsstandards an Schulen und die Abstimmung der strategischen Ausrichtung des Einsatzes neuer Technologien. Hierbei orientiert er sich an den Empfehlungen der Medienberatung NRW.  Der Arbeitskreis tagt ein- bis zweimal jährlich nach Bedarf.