Satzung für das Archiv der Landeshauptstadt Düsseldorf

vom 06. Dezember 2001

Der Rat der Landeshauptstadt Düsseldorf hat am 15.11.2001 aufgrund des § 7 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV NRW S. 666/SGV NRW 2023) und des § 10 des Gesetzes über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Land Nordrhein-Westfalen (Archivgesetz Nordrhein-Westfalen - ArchivG NW) vom 16. Mai 1989 (GV NRW S. 302/SGV NRW 221) folgende Satzung beschlossen:

§ 1 Rechtsform

Das Archiv der Landeshauptstadt Düsseldorf (im Folgenden Stadtarchiv genannt) ist eine öffentliche Einrichtung der Landeshauptstadt Düsseldorf. Es wird hauptamtlich als Institut geführt und ist Teil der Verwaltung der Stadt Düsseldorf.

§ 2 Aufgaben des Stadtarchivs

Das Stadtarchiv ist die für die Geschichte der Stadt zuständige Einrichtung. Es hat insbesondere folgende Aufgaben:

1. Das Stadtarchiv hat Registraturgut und Unterlagen des Rates, sonstiger Gremien, der Ämter, Institute und der Dienststellen der Stadt , die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden, auf ihre Archivwürdigkeit hin zu prüfen und die als archivwürdig erkannten Teile als Archivgut zu übernehmen. Das Archivgut ist zu verwahren, zu erhalten, instand zu setzen, zu erschließen und für die Benutzung bereitzustellen. Dies gilt auch für die Überlieferung der Rechtsvorgänger der Landeshauptstadt Düsseldorf.
2. Das Stadtarchiv kann Registraturgut und Unterlagen von selbständigen Betrieben und Stiftungen sowie Beteiligungsgesellschaften der Stadt Düsseldorf in gleicher Weise wie städtisches Registraturgut als Archivgut übernehmen.
3. Das Stadtarchiv unterhält ein Zwischenarchiv, in dem das Registraturgut und die Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind, bis zur Entscheidung über die Archivwürdigkeit aufbewahrt werden.
4. Das Stadtarchiv übernimmt auch Archivgut Dritter, so weit eine dauernde Verwahrung, Erschließung, Bereitstellung und Nutzung im öffentlichen Interesse liegt.
5. Das Stadtarchiv hat die Aufgabe, das Archivgut durch Sammeln von Unterlagen zu ergänzen, die geeignet sind, die Geschichte der Stadt, das Stadtbild, Veränderungen und Ereignisse sowie das Wirken von Menschen in der Stadt zu dokumentieren. Dazu gehört auch die Übernahme von Nachlässen und Sammlungen von für die Stadt bedeutsamen Einrichtungen und Persönlichkeiten.
6. Das Stadtarchiv unterhält eine wissenschaftliche Dienstbibliothek als Präsenzbibliothek.
7. Zu den Aufgaben des Stadtarchivs gehört auch die Förderung der wissenschaftlichen Erforschung der Geschichte der Stadt im Rahmen der allgemeinen Landesgeschichte. Dabei arbeitet es mit Einrichtungen, Vereinen und Gruppen des kulturellen, wissenschaftlichen, sozialen und schulischen Lebens zusammen.

§ 3 Registraturgut und Archivgut

(1) Registraturgut im Sinne dieser Satzung sind sämtliche bei der Erledigung der Dienstgeschäfte entstehenden Informationsträger wie z. B. Dienstakten, Karteien, Amtsbücher, digitale Speichermedien (incl. der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme und Hilfsmittel), DV-Ausdrucke, Fotos, Bilder, Pläne, Karten, Risse, Zeichnungen, Ton- und Bildaufzeichnungen sowie Druckschriften.

(2) Archivgut ist das bei den in § 2 Ziffern 1 und 2 genannten Stellen entstandene Registraturgut, das als archivwürdig erkannt und in das Stadtarchiv übernommen ist.

(3) Archivwürdig sind Unterlagen, die für die Verwaltung, zur rechtlichen Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter sowie für Wissenschaft und Forschung von bleibendem Wert sind. Über die Archivwürdigkeit entscheidet das Stadtarchiv unter fachlichen Gesichtspunkten. Archivwürdig sind auch Unterlagen, die nach anderen Vorschriften dauernd aufzubewahren sind.

(4) Archivgut sind auch archivwürdige Unterlagen, die das Stadtarchiv von anderen als den in § 2 genannten Stellen oder von natürlichen und juristischen Personen des privaten Rechts übernommen oder erworben hat.

§ 4 Ablieferungspflicht

(1) Die Ämter, Institute, Dienststellen der Stadt müssen in regelmäßigen Abständen anzeigen, welche Teile ihres Registraturguts für den laufenden Dienstbetrieb und zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden und diese dem Stadtarchiv anbieten. Registraturgut ist spätestens 50 Jahre nach Entstehung dem Stadtarchiv zu übergeben, so weit keine anderen Rechtsvorschriften entgegen stehen, die eine längere Verwahrung durch die aktenführende Stelle festlegen. Eine Vernichtung oder Entnahme einzelner Vorgänge ist ohne Einwilligung des Stadtarchivs nicht zulässig.

(2) Anzubieten und zu übergeben sind auch Unterlagen, die

1. personenbezogene Daten enthalten, welche nach einer geltenden Rechtsvorschrift gelöscht werden müssten oder könnten, sofern die Speicherung nicht unzulässig war,
2. einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterliegen; nach § 203 Ziffer 1 Nr. 1, 4 oder 4a des Strafgesetzbuches geschützte Unterlagen einer Beratungsstelle dürfen nur in anonymisierter Form angeboten und übergeben werden.

(3) Zwischen dem Stadtarchiv Düsseldorf und den abgebenden Stellen können schriftliche Vereinbarungen über die Art und Struktur des vom Stadtarchiv als Archivgut zu übernehmenden Registraturguts getroffen werden.

(4) Die Organisationseinheiten bestimmen im Einzelfall, wie lange das Registraturgut aus rechtlichen Gründen oder aus Verwaltungsinteresse verwahrt werden muss (bis zu 30 Jahre oder dauernd). Diese Angaben sind für das Stadtarchiv verbindlich. Während der vorgegebenen Fristen wird das Registraturgut im Zwischenarchiv gelagert.

§ 5 Verwahrung des Archivguts

(1) Das Archivgut der Stadt ist im Stadtarchiv zu verwahren. Es ist nicht veräußerlich.

(2) Das Stadtarchiv sorgt durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen für die dauerhafte Erhaltung und Benutzbarkeit des Archivguts. Es hat zum Schutze vor unbefugter Nutzung und zur Sicherung von Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten oder besonderem gesetzlichen Geheimnisschutz unterliegen, geeignete Maßnahmen zu treffen.

(3) Rechtsansprüche Betroffener auf Löschung unzulässig gespeicherter personenbezogener Daten bleiben unberührt. Bestreitet eine Betroffene/ein Betroffener die Richtigkeit personenbezogener Daten in dem Archivgut und lässt sich weder die Richtigkeit noch die Unrichtigkeit feststellen, sind diese zu anonymisieren oder zu sperren; das Stadtarchiv kann jedoch verlangen, dass an die Stelle der Anonymisierung oder Sperrung eine Gegendarstellung der/des Betroffenen tritt, so weit dadurch deren/dessen schutzwürdige Belange angemessen berücksichtigt werden.

§ 6 Nutzung des Registraturguts im Zwischenarchiv und des Archivguts

(1) Die abliefernde Stelle hat das Recht, Registraturgut im Zwischenarchiv und Archivgut, das aus ihren Unterlagen ausgewählt worden ist, jederzeit zu nutzen. Das gilt nicht für personenbezogene Daten, die aufgrund einer Rechtsvorschrift hätten gesperrt oder gelöscht werden müssen. In diesen Fällen besteht das Nutzungsrecht der Verwaltung nur nach Maßgabe des § 7, jedoch nicht zu den gleichen Zwecken, zu denen die personenbezogenen Daten gespeichert worden sind.

(2) Auf schriftlichen Antrag ist Betroffenen Auskunft aus öffentlichem Archivgut zu erteilen oder Einsicht in dieses zu gewähren, so weit es sich auf ihre Person bezieht und die Betroffenen Angaben machen, die das Auffinden der Unterlagen mit angemessenem Aufwand ermöglichen. Dies gilt nicht, so weit die Auskunft oder Einsicht dem Wohl der Bundesrepublik Deutschland, eines ihrer Länder oder der Landeshauptstadt Düsseldorf wesentliche Nachteile bereiten könnte oder wenn das Archivgut nach einer Rechtsvorschrift oder wegen der überwiegend berechtigten Interessen einer dritten Person geheim gehalten werden muss. Die Entscheidung über die Auskunft aus solchem Archivgut bzw. die Einsichtgewährung trifft das Stadtarchiv im Einvernehmen mit der abliefernden Stelle.

(3) § 6 Ziffer 2 gilt auch für Rechtsnachfolgerinnen/Rechtsnachfolger von Betroffenen.

§ 7 Nutzung von Archivgut durch Dritte

(1) Archivgut darf frühestens nach Ablauf von 30 Jahren nach Schließung der Unterlagen durch Dritte genutzt werden. Unterlag das Archivgut einem Berufs- und besonderem Amtsgeheimnis oder besonderen Rechtsvorschriften zur Geheimhaltung, darf es erst 60 Jahre nach Schließung genutzt werden. Bezieht es sich nach seiner Zweckbestimmung oder nach seinem wesentlichen Inhalt auf eine natürliche Person, so darf es frühestens 10 Jahre nach deren Tod genutzt werden. Ist der Todestag dem Stadtarchiv nicht bekannt, endet die Sperrfrist 100 Jahre nach Geburt der betreffenden Person.

(2) Sperrfristen nach Abs. 1 gelten nicht für Archivgut, das bereits bei seiner Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt war.

(3) Die Sperrfristen nach Abs. 1 können mit schriftlicher Genehmigung der Oberbürgermeisterin/des Oberbürgermeisters verkürzt werden. Im Falle von Abs. 1 Satz 3 können die Sperrfristen nur verkürzt werden, wenn die Betroffenen oder im Falle ihres Todes deren Rechtsnachfolgerinnen/Rechtsnachfolger in die Nutzung eingewilligt haben oder das Archivgut zu eigens benannten wissenschaftlichen Zwecken genutzt wird und durch geeignete Maßnahmen sichergestellt ist, dass schutzwürdige Belange Betroffener nicht beeinträchtigt werden.

(4) Sperrfristen können um höchstens 20 Jahre verlängert werden, wenn dies im öffentlichen Interesse geboten ist. Über die Verlängerung von Sperrfristen entscheidet die Oberbürgermeisterin/der Oberbürgermeister.

(5) Für die Nutzung von Verschlusssachen ist die Genehmigung der Oberbürgermeisterin/des Oberbürgermeisters einzuholen.

(6) Die Nutzung des Archivguts ist einzuschränken oder zu versagen, wenn

1. Grund zu der Annahme besteht, dass dem Wohle der Bundesrepublik Deutschland, eines ihrer Länder oder der Landeshauptstadt Düsseldorf wesentliche Nachteile entstehen, oder
2. Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange einer Person beeinträchtigt werden, oder
3. die Geheimhaltungspflicht nach § 203 Ziffer 1 - 3 des Strafgesetzbuches oder andere Rechtsvorschriften über Geheimhaltung verletzt würden oder
4. der Erhaltungszustand des Archivguts gefährdet würde oder
5. die Ermittlung und Vorlage des Archivguts einen nicht vertretbaren Verwaltungsaufwand bedeuten würde.

(7) Die Oberbürgermeisterin/ Der Oberbürgermeister kann die Erteilung der Genehmigung zur Verkürzung oder Verlängerung von Sperrfristen, so weit es sich nicht um Verschlusssachen handelt oder sie besonderen Rechtsvorschriften zur Geheimhaltung unterliegen, auf die Leiterin/den Leiter des Stadtarchivs übertragen.

(8) Für die Nutzung von Archivgut privater Herkunft, das im Stadtarchiv Düsseldorf verwahrt wird, gelten §§ 1 - 6 entsprechend, so weit mit den Verfügungsberechtigten keine anderen Vereinbarungen getroffen wurden.

§ 8 Benutzungs- und Hausordnung sowie Gebührensatzung

(1) Einzelheiten der Benutzung von Archivgut regelt die "Benutzungs- und Hausordnung für das Archiv der Landeshauptstadt Düsseldorf".

(2) Für besondere Leistungen des Stadtarchivs werden Gebühren erhoben.

§ 9 In-Kraft-Treten

Diese Satzung tritt am 1.1.2002 in Kraft.