Um die Verwaltung langfristig demografiefest und damit zukunftssicher zu machen, hat Oberbürgermeister Thomas Geisel das Projekt "Verwaltung 2020" angestoßen.

Grund: Der derzeitige demografische Aufbau der Stadtverwaltung und der daraus resultierende, drohende Fachkräftemangel. So werden in den Jahren 2015 bis 2020 im Durchschnitt 138 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter pro Jahr altersbedingt aus der Verwaltung ausscheiden, 2020 bis 2025 sind es bereits jährlich 301, und in den Jahren 2025 bis 2030 sogar 345 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter pro Jahr. Hinzu kommt noch die übliche Fluktuation aus anderen Gründen, die zurzeit bei circa 280 Beschäftigten pro Jahr liegt.

 
"Gleichzeitig wird es immer schwieriger sein, Personal zu finden, da die geburtenschwachen Jahrgänge auf dem Arbeitsmarkt heiß umkämpft sein werden. Wir müssen also davon ausgehen, dass wir in Zukunft gar nicht alle Stellen besetzen können. Deshalb müssen wir vorausschauend planen, um die Leistungsfähigkeit unserer Verwaltung zu sichern", so Oberbürgermeister Thomas Geisel.

Abgeleitet aus diesen demografischen Entwicklungen steht zu Beginn des Prozesses daher die Arbeitshypothese, einen vertretbaren Dienstbetrieb mit 20 Prozent weniger Personal als heute sicherzustellen.

Altersbedingte Fluktuation.

Als kurzfristige Maßnahmen kündigte Oberbürgermeister Thomas Geisel an, dass zukünftig mehr ausgebildet und auch das Personalmanagement zukunftsfähiger gestaltet wird. Dazu gehört zum einen, vorhandenes Personal gezielt zu schulen, um so die Flexibilität innerhalb der Verwaltung zu erhöhen. Zum anderen eine vorausschauende Personalwirtschaft, um Personalbedarfe frühzeitig zu erkennen und entsprechend handeln zu können.

Gleichzeitig soll zunächst auf der Ebene der Ämter und Institute, dann dezernatsintern und schließlich verwaltungsweit eine Analyse der Aufgaben sowie der Arbeitsabläufe erfolgen.

Dazu gehören:

• Aufgabenkritik: Welche Aufgaben sind verzichtbar?
• Effizienzsteigerung: Wo gibt es überflüssige Doppelstrukturen oder Schnittstellen?
• Produktivität erhöhen: Wo kann der Einsatz moderner Arbeitsmittel zur Produktivitätssteigerung führen?

Dies soll in eine Sollstruktur münden, die allerdings nur langfristig erreicht werden kann.

"Ziel ist ein zukunftsfähiger und transparenter Stellenplan, der die Verwaltung stärkt. Es geht also nicht darum, kurzfristig und mit dem Rasenmäher pauschal 20 Prozent Personal zu streichen", sagt Oberbürgermeister Thomas Geisel. "Im Gegenteil: Freigewordene Stellen, die für Aufgaben vorgesehen sind, die weiterhin wahrgenommen werden, können zukünftig sofort und in Eigenverantwortung der Amts- oder Institutsleitung wiederbesetzt werden."

Das Projekt wurde dem Verwaltungsvorstand, den Amts- und Institutsleitungen sowie dem Personalrat bereits vorgestellt. Im Januar wird dazu auch eine Beschäftigtenversammlung stattfinden. Die neue Sollstruktur soll im Sommer 2016 fertig sein und dann in die politischen Beratungen eingebracht werden.

Stadtdirektor Burkhard Hintzsche: "Die Verwaltung hat in den vergangenen Jahren bereits mehrfach Versuche unternommen, sich neu aufzustellen - allerdings stand dies bislang immer unter einem Spardiktat und ließ eine grundlegende Aufgaben- und Prozessanalyse aufgrund des demografischen Wandels außer Acht. Mit dem Prozess 'Verwaltung 2020' hat die Verwaltung nun die Chance, jetzt schon auf den bereits erkennbaren und unvermeidlichen Personalschwund zu reagieren und Kräfte zu bündeln, da wo sie gebraucht werden."

Prof. Dr. Andreas Meyer-Falcke, Beigeordneter für Personal, Organisation, IT und Gesundheit: "Bei der Entwicklung unserer effizienten Verwaltung 2020 setzen wir bewusst auf einen Bottom-Up-Prozess, bei dem Ämter und Institute zunächst ihre Aufgaben und Abläufe analysieren. Dabei werden die Ämter und Institute von der Zentralverwaltung unterstützt. Mit diesem beispielhaften Projekt setzen wir in puncto zukunftssichere Verwaltung in der deutschen Kommunalverwaltung Maßstäbe."